Hace más de un año que en la universidad donde trabajo estamos utilizando un sistema de videoconferencias de escritorio. Con la incorporación de esta nueva herramienta todos tuvimos que aprender y en ese proceso uno de los primeros interrogantes fue ¿qué hay que tener en cuenta para participar en una videoconferencia? A continuación algunos datos que les pueden ser de utilidad.
Un encuentro por videoconferencia requiere planificación, sobre todo si se utilizará para una clase. En el caso de que se desarrolle una clase sería conveniente indicar con anticipación a los participantes, si en necesario leer algún material bibliográfico o si se necesitará algún elemento en especial (por ejemplo, en alguna oportunidad una Profesora en Matemática pidió a sus alumnos que contaran con papel, lápiz y calculadora para resolver un ejercicio).
Si las videoconferencias serán un complemento más a las clases, se pueden incluir en el plan de trabajo de la asignatura, de esta manera todos los estudiantes tendrán conocimiento de las fechas en que se realizarán con la debida anticipación. Como un recordatorio extra se puede colocar un anuncio en el curso o crear un evento en el calendario del entorno virtual.
Es aconsejable que todos los participantes ingresen unos minutos antes del horario previsto para el inicio de la videoconferencia. De esta manera podrán familiarizarse con el entorno, comprobar el audio y el correcto funcionamiento del micrófono para poder iniciar la videoconferencia puntualmente y participar sin mayores inconvenientes.
Un detalle que a veces los participantes (sobre todos los nuevos) no tienen en cuenta, es el de silenciar el micrófono cuando no están hablando, esto es muy importante para que todos puedan escuchar sin dificultades.
Si durante la videoconferencia se utilizará la cámara web es importante revisar nuestra ubicación respecto de una fuente de luz para que la iluminación sea la apropiada (sin tener un exceso de luz o por el contrario, estar en penumbras).
También sería apropiado escuchar a nuestro alrededor y prestar atención al ruido ambiente, es probable que si estamos en un ambiente con la televisión, la radio o el equipo de música encendido, no escuchemos correctamente a nuestros interlocutores. También puede suceder que al activar nuestro micrófono para hablar se filtren los ruidos del ambiente en el que nos encontramos.
Si utilizamos la videoconferencia para participar de una reunión o una clase debemos prestar atención y concentrarnos en el tema que se está tratando, en ese caso deberíamos evitar por ejemplo, el uso de mensajeros instantáneos, visualizar páginas web que no se relacionen con el tema en cuestión o enviar mensajes de texto. El teléfono celular se podría mantener en silencio durante la videoconferencia.
Si Uds. tienen algún otro dato útil sobre este tema y lo quieren compartir pueden dejar un comentario ;)
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